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Qué debes tener en cuenta a la hora de organizar un evento para tu empresa

Octubre está ya aquí y con él comienza un nuevo año laboral repleto de reuniones, eventos, seminarios y todo tipo de actos. Puede que después del verano tengamos algo oxidado nuestras dotes organizativas, por ello queremos facilitarte la vuelta a la oficina ofreciéndote una serie de tips que te vendrán estupendamente para afrontar con éxito la organización de eventos de empresa. Alerta a lo que viene a continuación.

Antes de nada te debes preguntar: ¿Qué tipo de evento es el que quiero organizar? Esta pregunta es clave, ya que existen numerosos tipos.

  • Reunión de trabajo: son grupos de trabajo formados por miembros de la propia empresa o con personal de otras empresas. Normalmente suelen ser de pocas personas y requieren de una organización muy básica. Dentro de este tipo también diferenciamos los team building, que son actos motivacionales dirigidos a los trabajadores de la propia compañía.
  • Seminarios: son eventos externos dirigidos a pequeños grupos de personas con carácter educativo y donde se le da mucha importancia a la interactividad entre ponentes y asistentes.
  • Conferencias: es otro tipo de evento externo, pero dirigido a un gran grupo de personas. Este tipo de actos suelen ser de convocatoria abierta, por lo que hacer publicidad para la ocasión es una buena idea.
  • Ferias: son actos organizados por instituciones (públicas o privadas) donde las compañías muestras a posibles clientes sus productos o servicios en estands creados para la ocasión. Es común que el personal de la compañía tenga que desplazarse a otras ciudades. 

Una vez que tengas claro el tipo de evento te aconsejamos que cojas papel y lápiz y hagas una lista con todas las tareas necesarias para la organización del evento de empresa. Deja un pequeño margen a la izquierda de cada tarea para colocar el tick correspondiente de hecho. Esto viene mejor que una tila.

Recuerda incluir en esa lista tareas tan importantes como:

  • Selección del espacio y alquiler de mobiliario si fuera necesario.
  • Alquiler de equipo de sonido, si fuese necesario.
  • Lista de ponentes e invitados.
  • Soportes gráficos, si fueran necesarios: flyers, mapas, distintivos, etc.
  • Acceso wifi.

En esta lista falta un must que no debe faltar en un evento de empresa y es el catering. Siempre cuenta con una empresa de catering profesional que ofrezca un servicio completo: camareros y camareras, comida adecuada al evento y bebidas.conference-browse

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